adding new ref info sheet

asta-fuwa_formulare/infoblaetter/refs_sonderveranstaltung.tex

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+\documentclass{documents_infosheet}
+
+% ##################################################
+% PDF Titel, Header und Titel im Dokument
+% ##################################################
+
+% dateiname: asta_fuwa_infoblatt_referatsleiter.pdf
+
+\docpdfauthor{Justin Dretvic}
+\docpdftitle{Infoblatt für Einzelveranstaltungen von SuF Referaten (V.02.04.2024)}
+\docheadertext{Infoblatt für Einzelveranstaltungen von SuF Referaten (V.02.04.2024)}
+\formtitletext{Infoblatt für Einzelveranstaltungen\\von SuF Referaten}
+
+\hypersetup{
+    pdfauthor={\@docpdfauthor},
+    pdftitle={\@docpdftitle}
+}
+
+
+% ##################################################
+% Einstellungen für das Dokument
+% ##################################################
+
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+% ##################################################
+% Das Dokument
+% ##################################################
+
+\begin{document}
+
+\formtitle{asta}
+
+%Liebe Referatsleitung,
+%\vspace{1em}
+%du hast dich also entschlossen, ein Referat des AStA an der HFU zu leiten - super!
+%Hierfür gibt es jedoch ein paar Spielregeln", die wir dir hiermit auf den Weg geben möchten. 
+%Bitte halte dich an diese!
+%\rule{1\textwidth}{1pt}
+%\vspace{1em}
+
+% Notes (Vincent)
+% [x] "Reftreff ist alt und kaputt" streichen
+% [x] Datenschutzabsatz auf "Zwang" und Aussage prüfen
+% [x] Matrix ggf. weniger in den Vordergrund stellen
+
+% Notes (Alex)
+% [x] Unterschied Sport und Freizeit
+
+% Notes (Justin)
+% Politische Neutralität?
+
+\textbf{Hinweis:} 
+Es handelt sich hierbei um eine Entwurfsfassung, die über das Semester hinweg ergänzt und verbessert werden soll.
+
+% \tableofcontents
+
+\section{Begrifflichkeiten}
+
+\begin{itemize}
+    \item \textbf{Verfasste Studierendenschaft (VSt):} Eine Körperschaft öffentlichen Rechts, der alle Studierenden der HFU automatisch angehören.
+    \item \textbf{Studierendenrat (StuRa):} Das legislative Gremium der VSt.
+    \item \textbf{Allgemeiner Studierendenausschuss (AStA):} Das exekutive Gremium der VSt.
+    \item \textbf{Campus-AStA:} Eine Hochschule hat normal nur einen AStA. Da die HFU aber drei Standorte hat (Furtwangen – FU/FUWA, Villingen-Schwenningen – VS, Tuttlingen – TUT), gibt es bei uns eben drei Campus-ASten. 
+    \item \textbf{Sport und Freizeit (SuF) Referat:} Ein autonomes Referat bzw. Freizeitangebot der HFU.
+    \item \textbf{Technischer Dienst (TD):} Quasi die Hausmeister der Hochschule.
+\end{itemize}
+
+\section{Algemeines}
+
+Nach aktuellem Stand im Sommersemester 2023 gibt es drei Arten von Finanzangelegenheiten: 
+Räumlichkeiten und Eintrittsgelder, Anschaffung von Equipment und Einzelveranstaltungen.
+Dieses Dokument befasst sich mit Einzelveranstaltungen. Diese können wiederum in drei Kategorien eingeordnet werden: \vspace{1em}
+
+\begin{itemize}
+    \item Größere Veranstaltungen (z.B. UnFUCK oder Spieletage)
+    \item Exkursionen zu externen Orten
+    \item Turniere
+\end{itemize} \vspace{1em}
+
+Grundsätzlich gilt, dass innerhalb des typischen Referatablaufs gemacht werden kann, was halt auch irgendwie zum Referat passt. 
+Möchte man beim Billard z.B. ein kleines Turniersystem umsetzen, spricht nichts dagegen.
+Wichtig wäre hier eher, dass man das transparent mit den Teilnehmern und ggf. dem SuF Referenten aus dem AStA kommuniziert.
+Wenn sich der Plan erheblich vom Normalablauf entfernt oder man auf entsprechende finanzielle Unterstützung hofft, wird es zunehmend bürokratisch und der Campus-AStA muss mit einbezogen werden.
+
+\section{Der finanzielle Aspekt}
+
+Die Grundsätze aus der Finanzordnung lauten wie folgt: \\
+\textbf{Einzelveranstaltungen} werden mit bis zu 100 € auf Antrag beim Campus-AStA finanziell unterstützt. Alles darüber muss zusätzlich durch den AStA genehmigt werden. \\
+\textbf{Reisekosten} werden bis zu 160 km (Hinweg und Rückweg) mit max. 15 Personen finanziell unterstützt. Alles darüber muss zusätzlich durch den AStA genehmigt werden. \vspace{1em}
+
+Es sollte an dieser Stelle darauf hingewiesen werden, dass diese finanziellen Zuschüsse für Einzelveranstaltungen eigentlich unabhängig von beispielsweise den 250 € für Equipment sind. 
+Sollte ein Referat das volle Budget aber ausreizen und es käme jetzt noch zu einem zusätzlichen Antrag von z.B. 200 €, dann ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass der Antrag einfach abgelehnt wird. 
+Ebenso kann es der Fall sein, wenn man jetzt jede zweite Woche eine Exkursion durchführen will. 
+Die finanzielle Geschichte und die Beweggründe eines Referates sind immer ausschlaggebend dafür, wie viel unterstützung ein Campus-AStA auch vor dem Staat verantworten kann. \vspace{1em}
+
+Es gilt also, dass für eine Einzelveranstaltung, sofern Gelder mit angefragt werden, ein entsprechend ausführlicher Finanzantrag, am besten durch den SuF Referent, zu einer Campus-AStA Sitzung vorgelegt wird. 
+Diese finden normal einmal die Woche statt, während eine AStA Sitzung alle zwei Wochen stattfinden sollte. 
+Wichtig ist, dass aus dem Finanzantrag, eventuell durch einen Anhang ergänzt, alle notwendigen Pläne sowie Abläufe herauszulesen sind.
+Man muss verstehen \textit{"Was ist geplant? Wofür braucht man Geld? Und wieso?"}. \vspace{1em}
+
+\subsection{Preisvergabe}
+Bei Turnieren ist es eine populäre Anfrage, dass Preise für Teilnehmer mit finanziert werden sollen.
+Grundsätzlich ist das eine Option, die dann aber an strengere Anforderungen geknüpft sind.
+Schließlich werden diese weiterhin von studentischen Beiträgen finanziert, die ja allen zugutekommen sollen.
+Teilnehmerurkunden oder kleine Medaillen werden deutlich eher bewilligt, als eine 200 € Trophäe für den Erstplatzierten.
+Neben dem Preiswert sind auch die Grundzüge der Chancengleichheit notwendig.
+Es wird dazu aufgefordert, die Veranstaltung möglichst gut über Plakate und Posts zu bewerben.
+Dazu sollen alle Teilnehmer möglichst eine faire Chance bekommen, teilzunehmen und zu gewinnen.
+Für Trading Cards Games wurden z.B. eigens angeschaffte Decks mit begrenzter Anzahl bereitgestellt, um eine möglichst faire Teilnahme für Anfänger zu ermöglichen.
+
+\subsection{Teilnehmerlisten}
+Dieser Part ist ganz einfach. 
+Findet die Einzelveranstaltung nicht an der Hochschule statt oder wird finanziell vom Campus-AStA unterstützt, müssen alle Teilnehmer (besonders ggf. Fahrer) auf einer Teilnehmerliste erkennbar sein.
+Ausnahmen sind Großveranstaltungen mit z.B. 50 und mehr Teilnehmern, welche sich oft sowieso selbst finanzieren.
+
+\subsection{Hallen- und Eintrittskosten}
+Eigentlich sollte es zu diesem Thema keine Fragen geben.
+Die Veranstalter suchen sich möglichst eigenständig oder mit dem SuF Referenten zusammen eine passende Örtlichkeit.
+Der SuF Referent übernimmt dann den organisatorischen Part, den Raum zu buchen und die Rahmenbedingungen zu klären.
+Sollten Eintrittskosten nicht per Rechnung bezahlbar sein, können diese selbst vorgestreckt und mit einer Teilnehmerliste sowie einem Kostenerstattungsantrag wieder erstattet werden.
+
+\subsection{Vorauszahlung}
+Es kann der Fall eintreten, dass ein Referat Kosten aufnehmen muss, die nicht einfach durch die VSt übernommen werden können.
+Ein Referat wollte mal an einem offiziellen Turnier teilnehmen, wo sich jeder Teilnehmer ein Ticket für die Teilnahme unter angabe einer persönlichen Idenditikationsnummer selbst anschaffen musste.
+Rein bürokratisch gesehen ist das ein komplexer jedoch nicht unmöglicher Fall.
+Über den Finanzantrag im Campus-AStA wird vorher geklärt, ob etwas gegen den Plan spricht.
+Kosten die selbst ohne einen solchen Antrag übernommen werden, bekommen keine Garantie für eine Erstattung.
+Bitte bei Unklarheit immer vorher mit dem SuF Referenten abklären!
+Die Erstattung selbst erfolgt nun über einen Erstattungsantrag.
+Dieser fordert die Abgabe von Originalrechnungen, Belegen und einer Teilnahmeliste.
+Die Frage ist nun: Reicht jeder, der an den Kosten beteiligt war, einen eigenen Antrag an?
+Eine Möglichkeit wäre das zwar, wäre aber auch sehr stressig für alle Beteiligten.
+Es empfiehlt sich, alle Kosten auf möglichst auf eine Person zu übertragen und einen Antrag daraus zu machen.
+Das fordert, dass schriftlich unter Angaben von Name, Betrag und Unterschrift bestätigt wird, wer von wem Geld erhalten hat, und diese Bestätigung mit dem Rückerstattungsantrag zusammen eingereicht wird.
+
+\subsection{Raumfreischaltungen}
+Vor allem für größere Veranstaltungen kann es sein, dass andere oder weitere Räume an der HFU benötigt werdn.
+Diese müssen über den Stundenplan gebucht werden und jemand muss diese auch öffnen können.
+Oftmals betrifft dies besondere Räume (Aula, Konferenzzimmer, usw.) wo man gesonderte Anfragen an den TD stellen muss.
+Diese Anfragen gehen über den SuF Referenten.
+Dieser braucht somit frühzeitig:
+\begin{itemize}
+    \item Von wann bis wann werden Räumlichkeiten benötigt?
+    \item Wer ist verantwortlich für die Veranstaltung?
+    \item Welche Personen (Name, E-Mail, Matrikelnummer) benötigen welche Raumfreischaltungen (und wieso)?
+\end{itemize}
+
+\end{document}