diff --git a/asta-fuwa_formulare/infoblaetter/referatsleiter2.tex b/asta-fuwa_formulare/infoblaetter/refs_leitung.tex similarity index 100% rename from asta-fuwa_formulare/infoblaetter/referatsleiter2.tex rename to asta-fuwa_formulare/infoblaetter/refs_leitung.tex diff --git a/asta-fuwa_formulare/infoblaetter/refs_sonderveranstaltung.tex b/asta-fuwa_formulare/infoblaetter/refs_sonderveranstaltung.tex new file mode 100644 index 0000000..851174e --- /dev/null +++ b/asta-fuwa_formulare/infoblaetter/refs_sonderveranstaltung.tex @@ -0,0 +1,148 @@ +\documentclass{documents_infosheet} + +% ################################################## +% PDF Titel, Header und Titel im Dokument +% ################################################## + +% dateiname: asta_fuwa_infoblatt_referatsleiter.pdf + +\docpdfauthor{Justin Dretvic} +\docpdftitle{Infoblatt für Einzelveranstaltungen von SuF Referaten (V.02.04.2024)} +\docheadertext{Infoblatt für Einzelveranstaltungen von SuF Referaten (V.02.04.2024)} +\formtitletext{Infoblatt für Einzelveranstaltungen\\von SuF Referaten} + +\hypersetup{ + pdfauthor={\@docpdfauthor}, + pdftitle={\@docpdftitle} +} + + +% ################################################## +% Einstellungen für das Dokument +% ################################################## + + +% ################################################## +% Das Dokument +% ################################################## + +\begin{document} + +\formtitle{asta} + +%Liebe Referatsleitung, +%\vspace{1em} +%du hast dich also entschlossen, ein Referat des AStA an der HFU zu leiten - super! +%Hierfür gibt es jedoch ein paar Spielregeln", die wir dir hiermit auf den Weg geben möchten. +%Bitte halte dich an diese! +%\rule{1\textwidth}{1pt} +%\vspace{1em} + +% Notes (Vincent) +% [x] "Reftreff ist alt und kaputt" streichen +% [x] Datenschutzabsatz auf "Zwang" und Aussage prüfen +% [x] Matrix ggf. weniger in den Vordergrund stellen + +% Notes (Alex) +% [x] Unterschied Sport und Freizeit + +% Notes (Justin) +% Politische Neutralität? + +\textbf{Hinweis:} +Es handelt sich hierbei um eine Entwurfsfassung, die über das Semester hinweg ergänzt und verbessert werden soll. + +% \tableofcontents + +\section{Begrifflichkeiten} + +\begin{itemize} + \item \textbf{Verfasste Studierendenschaft (VSt):} Eine Körperschaft öffentlichen Rechts, der alle Studierenden der HFU automatisch angehören. + \item \textbf{Studierendenrat (StuRa):} Das legislative Gremium der VSt. + \item \textbf{Allgemeiner Studierendenausschuss (AStA):} Das exekutive Gremium der VSt. + \item \textbf{Campus-AStA:} Eine Hochschule hat normal nur einen AStA. Da die HFU aber drei Standorte hat (Furtwangen – FU/FUWA, Villingen-Schwenningen – VS, Tuttlingen – TUT), gibt es bei uns eben drei Campus-ASten. + \item \textbf{Sport und Freizeit (SuF) Referat:} Ein autonomes Referat bzw. Freizeitangebot der HFU. + \item \textbf{Technischer Dienst (TD):} Quasi die Hausmeister der Hochschule. +\end{itemize} + +\section{Algemeines} + +Nach aktuellem Stand im Sommersemester 2023 gibt es drei Arten von Finanzangelegenheiten: +Räumlichkeiten und Eintrittsgelder, Anschaffung von Equipment und Einzelveranstaltungen. +Dieses Dokument befasst sich mit Einzelveranstaltungen. Diese können wiederum in drei Kategorien eingeordnet werden: \vspace{1em} + +\begin{itemize} + \item Größere Veranstaltungen (z.B. UnFUCK oder Spieletage) + \item Exkursionen zu externen Orten + \item Turniere +\end{itemize} \vspace{1em} + +Grundsätzlich gilt, dass innerhalb des typischen Referatablaufs gemacht werden kann, was halt auch irgendwie zum Referat passt. +Möchte man beim Billard z.B. ein kleines Turniersystem umsetzen, spricht nichts dagegen. +Wichtig wäre hier eher, dass man das transparent mit den Teilnehmern und ggf. dem SuF Referenten aus dem AStA kommuniziert. +Wenn sich der Plan erheblich vom Normalablauf entfernt oder man auf entsprechende finanzielle Unterstützung hofft, wird es zunehmend bürokratisch und der Campus-AStA muss mit einbezogen werden. + +\section{Der finanzielle Aspekt} + +Die Grundsätze aus der Finanzordnung lauten wie folgt: \\ +\textbf{Einzelveranstaltungen} werden mit bis zu 100 € auf Antrag beim Campus-AStA finanziell unterstützt. Alles darüber muss zusätzlich durch den AStA genehmigt werden. \\ +\textbf{Reisekosten} werden bis zu 160 km (Hinweg und Rückweg) mit max. 15 Personen finanziell unterstützt. Alles darüber muss zusätzlich durch den AStA genehmigt werden. \vspace{1em} + +Es sollte an dieser Stelle darauf hingewiesen werden, dass diese finanziellen Zuschüsse für Einzelveranstaltungen eigentlich unabhängig von beispielsweise den 250 € für Equipment sind. +Sollte ein Referat das volle Budget aber ausreizen und es käme jetzt noch zu einem zusätzlichen Antrag von z.B. 200 €, dann ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass der Antrag einfach abgelehnt wird. +Ebenso kann es der Fall sein, wenn man jetzt jede zweite Woche eine Exkursion durchführen will. +Die finanzielle Geschichte und die Beweggründe eines Referates sind immer ausschlaggebend dafür, wie viel unterstützung ein Campus-AStA auch vor dem Staat verantworten kann. \vspace{1em} + +Es gilt also, dass für eine Einzelveranstaltung, sofern Gelder mit angefragt werden, ein entsprechend ausführlicher Finanzantrag, am besten durch den SuF Referent, zu einer Campus-AStA Sitzung vorgelegt wird. +Diese finden normal einmal die Woche statt, während eine AStA Sitzung alle zwei Wochen stattfinden sollte. +Wichtig ist, dass aus dem Finanzantrag, eventuell durch einen Anhang ergänzt, alle notwendigen Pläne sowie Abläufe herauszulesen sind. +Man muss verstehen \textit{"Was ist geplant? Wofür braucht man Geld? Und wieso?"}. \vspace{1em} + +\subsection{Preisvergabe} +Bei Turnieren ist es eine populäre Anfrage, dass Preise für Teilnehmer mit finanziert werden sollen. +Grundsätzlich ist das eine Option, die dann aber an strengere Anforderungen geknüpft sind. +Schließlich werden diese weiterhin von studentischen Beiträgen finanziert, die ja allen zugutekommen sollen. +Teilnehmerurkunden oder kleine Medaillen werden deutlich eher bewilligt, als eine 200 € Trophäe für den Erstplatzierten. +Neben dem Preiswert sind auch die Grundzüge der Chancengleichheit notwendig. +Es wird dazu aufgefordert, die Veranstaltung möglichst gut über Plakate und Posts zu bewerben. +Dazu sollen alle Teilnehmer möglichst eine faire Chance bekommen, teilzunehmen und zu gewinnen. +Für Trading Cards Games wurden z.B. eigens angeschaffte Decks mit begrenzter Anzahl bereitgestellt, um eine möglichst faire Teilnahme für Anfänger zu ermöglichen. + +\subsection{Teilnehmerlisten} +Dieser Part ist ganz einfach. +Findet die Einzelveranstaltung nicht an der Hochschule statt oder wird finanziell vom Campus-AStA unterstützt, müssen alle Teilnehmer (besonders ggf. Fahrer) auf einer Teilnehmerliste erkennbar sein. +Ausnahmen sind Großveranstaltungen mit z.B. 50 und mehr Teilnehmern, welche sich oft sowieso selbst finanzieren. + +\subsection{Hallen- und Eintrittskosten} +Eigentlich sollte es zu diesem Thema keine Fragen geben. +Die Veranstalter suchen sich möglichst eigenständig oder mit dem SuF Referenten zusammen eine passende Örtlichkeit. +Der SuF Referent übernimmt dann den organisatorischen Part, den Raum zu buchen und die Rahmenbedingungen zu klären. +Sollten Eintrittskosten nicht per Rechnung bezahlbar sein, können diese selbst vorgestreckt und mit einer Teilnehmerliste sowie einem Kostenerstattungsantrag wieder erstattet werden. + +\subsection{Vorauszahlung} +Es kann der Fall eintreten, dass ein Referat Kosten aufnehmen muss, die nicht einfach durch die VSt übernommen werden können. +Ein Referat wollte mal an einem offiziellen Turnier teilnehmen, wo sich jeder Teilnehmer ein Ticket für die Teilnahme unter angabe einer persönlichen Idenditikationsnummer selbst anschaffen musste. +Rein bürokratisch gesehen ist das ein komplexer jedoch nicht unmöglicher Fall. +Über den Finanzantrag im Campus-AStA wird vorher geklärt, ob etwas gegen den Plan spricht. +Kosten die selbst ohne einen solchen Antrag übernommen werden, bekommen keine Garantie für eine Erstattung. +Bitte bei Unklarheit immer vorher mit dem SuF Referenten abklären! +Die Erstattung selbst erfolgt nun über einen Erstattungsantrag. +Dieser fordert die Abgabe von Originalrechnungen, Belegen und einer Teilnahmeliste. +Die Frage ist nun: Reicht jeder, der an den Kosten beteiligt war, einen eigenen Antrag an? +Eine Möglichkeit wäre das zwar, wäre aber auch sehr stressig für alle Beteiligten. +Es empfiehlt sich, alle Kosten auf möglichst auf eine Person zu übertragen und einen Antrag daraus zu machen. +Das fordert, dass schriftlich unter Angaben von Name, Betrag und Unterschrift bestätigt wird, wer von wem Geld erhalten hat, und diese Bestätigung mit dem Rückerstattungsantrag zusammen eingereicht wird. + +\subsection{Raumfreischaltungen} +Vor allem für größere Veranstaltungen kann es sein, dass andere oder weitere Räume an der HFU benötigt werdn. +Diese müssen über den Stundenplan gebucht werden und jemand muss diese auch öffnen können. +Oftmals betrifft dies besondere Räume (Aula, Konferenzzimmer, usw.) wo man gesonderte Anfragen an den TD stellen muss. +Diese Anfragen gehen über den SuF Referenten. +Dieser braucht somit frühzeitig: +\begin{itemize} + \item Von wann bis wann werden Räumlichkeiten benötigt? + \item Wer ist verantwortlich für die Veranstaltung? + \item Welche Personen (Name, E-Mail, Matrikelnummer) benötigen welche Raumfreischaltungen (und wieso)? +\end{itemize} + +\end{document}