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\documentclass{documents_infosheet}
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% PDF Titel, Header und Titel im Dokument
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% dateiname: asta_fuwa_infoblatt_referatsleiter.pdf
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\docpdfauthor{Justin Dretvic}
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\docpdftitle{Infoblatt für Einzelveranstaltungen von SuF Referaten (V.02.04.2024)}
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\docheadertext{Infoblatt für Einzelveranstaltungen von SuF Referaten (V.02.04.2024)}
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\formtitletext{Infoblatt für Einzelveranstaltungen\\von SuF Referaten}
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\hypersetup{
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pdfauthor={\@docpdfauthor},
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pdftitle={\@docpdftitle}
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}
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% Einstellungen für das Dokument
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% Das Dokument
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\begin{document}
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\formtitle{asta}
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%Liebe Referatsleitung,
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%\vspace{1em}
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%du hast dich also entschlossen, ein Referat des AStA an der HFU zu leiten - super!
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%Hierfür gibt es jedoch ein paar Spielregeln", die wir dir hiermit auf den Weg geben möchten.
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%Bitte halte dich an diese!
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%\rule{1\textwidth}{1pt}
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%\vspace{1em}
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% Notes (Vincent)
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% [x] "Reftreff ist alt und kaputt" streichen
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% [x] Datenschutzabsatz auf "Zwang" und Aussage prüfen
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% [x] Matrix ggf. weniger in den Vordergrund stellen
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% Notes (Alex)
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% [x] Unterschied Sport und Freizeit
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% Notes (Justin)
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% Politische Neutralität?
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\textbf{Hinweis:}
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Es handelt sich hierbei um eine Entwurfsfassung, die über das Semester hinweg ergänzt und verbessert werden soll.
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% \tableofcontents
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\section{Begrifflichkeiten}
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\begin{itemize}
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\item \textbf{Verfasste Studierendenschaft (VSt):} Eine Körperschaft öffentlichen Rechts, der alle Studierenden der HFU automatisch angehören.
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\item \textbf{Studierendenrat (StuRa):} Das legislative Gremium der VSt.
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\item \textbf{Allgemeiner Studierendenausschuss (AStA):} Das exekutive Gremium der VSt.
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\item \textbf{Campus-AStA:} Eine Hochschule hat normal nur einen AStA. Da die HFU aber drei Standorte hat (Furtwangen – FU/FUWA, Villingen-Schwenningen – VS, Tuttlingen – TUT), gibt es bei uns eben drei Campus-ASten.
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\item \textbf{Sport und Freizeit (SuF) Referat:} Ein autonomes Referat bzw. Freizeitangebot der HFU.
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\item \textbf{Technischer Dienst (TD):} Quasi die Hausmeister der Hochschule.
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\end{itemize}
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\section{Algemeines}
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Nach aktuellem Stand im Sommersemester 2023 gibt es drei Arten von Finanzangelegenheiten:
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Räumlichkeiten und Eintrittsgelder, Anschaffung von Equipment und Einzelveranstaltungen.
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Dieses Dokument befasst sich mit Einzelveranstaltungen. Diese können wiederum in drei Kategorien eingeordnet werden: \vspace{1em}
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\begin{itemize}
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\item Größere Veranstaltungen (z.B. UnFUCK oder Spieletage)
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\item Exkursionen zu externen Orten
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\item Turniere
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\end{itemize} \vspace{1em}
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Grundsätzlich gilt, dass innerhalb des typischen Referatablaufs gemacht werden kann, was halt auch irgendwie zum Referat passt.
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Möchte man beim Billard z.B. ein kleines Turniersystem umsetzen, spricht nichts dagegen.
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Wichtig wäre hier eher, dass man das transparent mit den Teilnehmern und ggf. dem SuF Referenten aus dem AStA kommuniziert.
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Wenn sich der Plan erheblich vom Normalablauf entfernt oder man auf entsprechende finanzielle Unterstützung hofft, wird es zunehmend bürokratisch und der Campus-AStA muss mit einbezogen werden.
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\section{Der finanzielle Aspekt}
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Die Grundsätze aus der Finanzordnung lauten wie folgt: \\
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\textbf{Einzelveranstaltungen} werden mit bis zu 100 € auf Antrag beim Campus-AStA finanziell unterstützt. Alles darüber muss zusätzlich durch den AStA genehmigt werden. \\
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\textbf{Reisekosten} werden bis zu 160 km (Hinweg und Rückweg) mit max. 15 Personen finanziell unterstützt. Alles darüber muss zusätzlich durch den AStA genehmigt werden. \vspace{1em}
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Es sollte an dieser Stelle darauf hingewiesen werden, dass diese finanziellen Zuschüsse für Einzelveranstaltungen eigentlich unabhängig von beispielsweise den 250 € für Equipment sind.
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Sollte ein Referat das volle Budget aber ausreizen und es käme jetzt noch zu einem zusätzlichen Antrag von z.B. 200 €, dann ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass der Antrag einfach abgelehnt wird.
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Ebenso kann es der Fall sein, wenn man jetzt jede zweite Woche eine Exkursion durchführen will.
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Die finanzielle Geschichte und die Beweggründe eines Referates sind immer ausschlaggebend dafür, wie viel unterstützung ein Campus-AStA auch vor dem Staat verantworten kann. \vspace{1em}
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Es gilt also, dass für eine Einzelveranstaltung, sofern Gelder mit angefragt werden, ein entsprechend ausführlicher Finanzantrag, am besten durch den SuF Referent, zu einer Campus-AStA Sitzung vorgelegt wird.
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Diese finden normal einmal die Woche statt, während eine AStA Sitzung alle zwei Wochen stattfinden sollte.
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Wichtig ist, dass aus dem Finanzantrag, eventuell durch einen Anhang ergänzt, alle notwendigen Pläne sowie Abläufe herauszulesen sind.
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Man muss verstehen \textit{"Was ist geplant? Wofür braucht man Geld? Und wieso?"}. \vspace{1em}
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\subsection{Preisvergabe}
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Bei Turnieren ist es eine populäre Anfrage, dass Preise für Teilnehmer mit finanziert werden sollen.
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Grundsätzlich ist das eine Option, die dann aber an strengere Anforderungen geknüpft sind.
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Schließlich werden diese weiterhin von studentischen Beiträgen finanziert, die ja allen zugutekommen sollen.
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Teilnehmerurkunden oder kleine Medaillen werden deutlich eher bewilligt, als eine 200 € Trophäe für den Erstplatzierten.
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Neben dem Preiswert sind auch die Grundzüge der Chancengleichheit notwendig.
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Es wird dazu aufgefordert, die Veranstaltung möglichst gut über Plakate und Posts zu bewerben.
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Dazu sollen alle Teilnehmer möglichst eine faire Chance bekommen, teilzunehmen und zu gewinnen.
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Für Trading Cards Games wurden z.B. eigens angeschaffte Decks mit begrenzter Anzahl bereitgestellt, um eine möglichst faire Teilnahme für Anfänger zu ermöglichen.
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\subsection{Teilnehmerlisten}
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Dieser Part ist ganz einfach.
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Findet die Einzelveranstaltung nicht an der Hochschule statt oder wird finanziell vom Campus-AStA unterstützt, müssen alle Teilnehmer (besonders ggf. Fahrer) auf einer Teilnehmerliste erkennbar sein.
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Ausnahmen sind Großveranstaltungen mit z.B. 50 und mehr Teilnehmern, welche sich oft sowieso selbst finanzieren.
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\subsection{Hallen- und Eintrittskosten}
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Eigentlich sollte es zu diesem Thema keine Fragen geben.
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Die Veranstalter suchen sich möglichst eigenständig oder mit dem SuF Referenten zusammen eine passende Örtlichkeit.
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Der SuF Referent übernimmt dann den organisatorischen Part, den Raum zu buchen und die Rahmenbedingungen zu klären.
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Sollten Eintrittskosten nicht per Rechnung bezahlbar sein, können diese selbst vorgestreckt und mit einer Teilnehmerliste sowie einem Kostenerstattungsantrag wieder erstattet werden.
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\subsection{Vorauszahlung}
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Es kann der Fall eintreten, dass ein Referat Kosten aufnehmen muss, die nicht einfach durch die VSt übernommen werden können.
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Ein Referat wollte mal an einem offiziellen Turnier teilnehmen, wo sich jeder Teilnehmer ein Ticket für die Teilnahme unter angabe einer persönlichen Idenditikationsnummer selbst anschaffen musste.
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Rein bürokratisch gesehen ist das ein komplexer jedoch nicht unmöglicher Fall.
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Über den Finanzantrag im Campus-AStA wird vorher geklärt, ob etwas gegen den Plan spricht.
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Kosten die selbst ohne einen solchen Antrag übernommen werden, bekommen keine Garantie für eine Erstattung.
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Bitte bei Unklarheit immer vorher mit dem SuF Referenten abklären!
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Die Erstattung selbst erfolgt nun über einen Erstattungsantrag.
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Dieser fordert die Abgabe von Originalrechnungen, Belegen und einer Teilnahmeliste.
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Die Frage ist nun: Reicht jeder, der an den Kosten beteiligt war, einen eigenen Antrag an?
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Eine Möglichkeit wäre das zwar, wäre aber auch sehr stressig für alle Beteiligten.
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Es empfiehlt sich, alle Kosten auf möglichst auf eine Person zu übertragen und einen Antrag daraus zu machen.
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Das fordert, dass schriftlich unter Angaben von Name, Betrag und Unterschrift bestätigt wird, wer von wem Geld erhalten hat, und diese Bestätigung mit dem Rückerstattungsantrag zusammen eingereicht wird.
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\subsection{Raumfreischaltungen}
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Vor allem für größere Veranstaltungen kann es sein, dass andere oder weitere Räume an der HFU benötigt werdn.
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Diese müssen über den Stundenplan gebucht werden und jemand muss diese auch öffnen können.
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Oftmals betrifft dies besondere Räume (Aula, Konferenzzimmer, usw.) wo man gesonderte Anfragen an den TD stellen muss.
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Diese Anfragen gehen über den SuF Referenten.
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Dieser braucht somit frühzeitig:
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\begin{itemize}
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\item Von wann bis wann werden Räumlichkeiten benötigt?
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\item Wer ist verantwortlich für die Veranstaltung?
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\item Welche Personen (Name, E-Mail, Matrikelnummer) benötigen welche Raumfreischaltungen (und wieso)?
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\end{itemize}
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\end{document}
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