hfu_asta/vst_formulare/infoblaetter/refs_sonderveranstaltung.tex

\documentclass{documents_infosheet}

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% PDF Titel, Header und Titel im Dokument
% ##################################################

% dateiname: asta_fuwa_infoblatt_referatsleiter.pdf

\docpdfauthor{Justin Dretvic}
\docpdftitle{Infoblatt für Einzelveranstaltungen von SuF Referaten (V.02.04.2024)}
\docheadertext{Infoblatt für Einzelveranstaltungen von SuF Referaten (V.02.04.2024)}
\formtitletext{Infoblatt für Einzelveranstaltungen\\von SuF Referaten}

\hypersetup{
    pdfauthor={\@docpdfauthor},
    pdftitle={\@docpdftitle}
}


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% Einstellungen für das Dokument
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% ##################################################
% Das Dokument
% ##################################################

\begin{document}

\formtitle{asta}

%Liebe Referatsleitung,
%\vspace{1em}
%du hast dich also entschlossen, ein Referat des AStA an der HFU zu leiten - super!
%Hierfür gibt es jedoch ein paar Spielregeln", die wir dir hiermit auf den Weg geben möchten. 
%Bitte halte dich an diese!
%\rule{1\textwidth}{1pt}
%\vspace{1em}

% Notes (Vincent)
% [x] "Reftreff ist alt und kaputt" streichen
% [x] Datenschutzabsatz auf "Zwang" und Aussage prüfen
% [x] Matrix ggf. weniger in den Vordergrund stellen

% Notes (Alex)
% [x] Unterschied Sport und Freizeit

% Notes (Justin)
% Politische Neutralität?

\textbf{Hinweis:} 
Es handelt sich hierbei um eine Entwurfsfassung, die über das Semester hinweg ergänzt und verbessert werden soll.

% \tableofcontents

\section{Begrifflichkeiten}

\begin{itemize}
    \item \textbf{Verfasste Studierendenschaft (VSt):} Eine Körperschaft öffentlichen Rechts, der alle Studierenden der HFU automatisch angehören.
    \item \textbf{Studierendenrat (StuRa):} Das legislative Gremium der VSt.
    \item \textbf{Allgemeiner Studierendenausschuss (AStA):} Das exekutive Gremium der VSt.
    \item \textbf{Campus-AStA:} Eine Hochschule hat normal nur einen AStA. Da die HFU aber drei Standorte hat (Furtwangen – FU/FUWA, Villingen-Schwenningen – VS, Tuttlingen – TUT), gibt es bei uns eben drei Campus-ASten. 
    \item \textbf{Sport und Freizeit (SuF) Referat:} Ein autonomes Referat bzw. Freizeitangebot der HFU.
    \item \textbf{Technischer Dienst (TD):} Quasi die Hausmeister der Hochschule.
\end{itemize}

\section{Algemeines}

Nach aktuellem Stand im Sommersemester 2023 gibt es drei Arten von Finanzangelegenheiten: 
Räumlichkeiten und Eintrittsgelder, Anschaffung von Equipment und Einzelveranstaltungen.
Dieses Dokument befasst sich mit Einzelveranstaltungen. Diese können wiederum in drei Kategorien eingeordnet werden: \vspace{1em}

\begin{itemize}
    \item Größere Veranstaltungen (z.B. UnFUCK oder Spieletage)
    \item Exkursionen zu externen Orten
    \item Turniere
\end{itemize} \vspace{1em}

Grundsätzlich gilt, dass innerhalb des typischen Referatablaufs gemacht werden kann, was halt auch irgendwie zum Referat passt. 
Möchte man beim Billard z.B. ein kleines Turniersystem umsetzen, spricht nichts dagegen.
Wichtig wäre hier eher, dass man das transparent mit den Teilnehmern und ggf. dem SuF Referenten aus dem AStA kommuniziert.
Wenn sich der Plan erheblich vom Normalablauf entfernt oder man auf entsprechende finanzielle Unterstützung hofft, wird es zunehmend bürokratisch und der Campus-AStA muss mit einbezogen werden.

\section{Der finanzielle Aspekt}

Die Grundsätze aus der Finanzordnung lauten wie folgt: \\
\textbf{Einzelveranstaltungen} werden mit bis zu 100 € auf Antrag beim Campus-AStA finanziell unterstützt. Alles darüber muss zusätzlich durch den AStA genehmigt werden. \\
\textbf{Reisekosten} werden bis zu 160 km (Hinweg und Rückweg) mit max. 15 Personen finanziell unterstützt. Alles darüber muss zusätzlich durch den AStA genehmigt werden. \vspace{1em}

Es sollte an dieser Stelle darauf hingewiesen werden, dass diese finanziellen Zuschüsse für Einzelveranstaltungen eigentlich unabhängig von beispielsweise den 250 € für Equipment sind. 
Sollte ein Referat das volle Budget aber ausreizen und es käme jetzt noch zu einem zusätzlichen Antrag von z.B. 200 €, dann ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass der Antrag einfach abgelehnt wird. 
Ebenso kann es der Fall sein, wenn man jetzt jede zweite Woche eine Exkursion durchführen will. 
Die finanzielle Geschichte und die Beweggründe eines Referates sind immer ausschlaggebend dafür, wie viel unterstützung ein Campus-AStA auch vor dem Staat verantworten kann. \vspace{1em}

Es gilt also, dass für eine Einzelveranstaltung, sofern Gelder mit angefragt werden, ein entsprechend ausführlicher Finanzantrag, am besten durch den SuF Referent, zu einer Campus-AStA Sitzung vorgelegt wird. 
Diese finden normal einmal die Woche statt, während eine AStA Sitzung alle zwei Wochen stattfinden sollte. 
Wichtig ist, dass aus dem Finanzantrag, eventuell durch einen Anhang ergänzt, alle notwendigen Pläne sowie Abläufe herauszulesen sind.
Man muss verstehen \textit{"Was ist geplant? Wofür braucht man Geld? Und wieso?"}. \vspace{1em}

\subsection{Preisvergabe}
Bei Turnieren ist es eine populäre Anfrage, dass Preise für Teilnehmer mit finanziert werden sollen.
Grundsätzlich ist das eine Option, die dann aber an strengere Anforderungen geknüpft sind.
Schließlich werden diese weiterhin von studentischen Beiträgen finanziert, die ja allen zugutekommen sollen.
Teilnehmerurkunden oder kleine Medaillen werden deutlich eher bewilligt, als eine 200 € Trophäe für den Erstplatzierten.
Neben dem Preiswert sind auch die Grundzüge der Chancengleichheit notwendig.
Es wird dazu aufgefordert, die Veranstaltung möglichst gut über Plakate und Posts zu bewerben.
Dazu sollen alle Teilnehmer möglichst eine faire Chance bekommen, teilzunehmen und zu gewinnen.
Für Trading Cards Games wurden z.B. eigens angeschaffte Decks mit begrenzter Anzahl bereitgestellt, um eine möglichst faire Teilnahme für Anfänger zu ermöglichen.

\subsection{Teilnehmerlisten}
Dieser Part ist ganz einfach. 
Findet die Einzelveranstaltung nicht an der Hochschule statt oder wird finanziell vom Campus-AStA unterstützt, müssen alle Teilnehmer (besonders ggf. Fahrer) auf einer Teilnehmerliste erkennbar sein.
Ausnahmen sind Großveranstaltungen mit z.B. 50 und mehr Teilnehmern, welche sich oft sowieso selbst finanzieren.

\subsection{Hallen- und Eintrittskosten}
Eigentlich sollte es zu diesem Thema keine Fragen geben.
Die Veranstalter suchen sich möglichst eigenständig oder mit dem SuF Referenten zusammen eine passende Örtlichkeit.
Der SuF Referent übernimmt dann den organisatorischen Part, den Raum zu buchen und die Rahmenbedingungen zu klären.
Sollten Eintrittskosten nicht per Rechnung bezahlbar sein, können diese selbst vorgestreckt und mit einer Teilnehmerliste sowie einem Kostenerstattungsantrag wieder erstattet werden.

\subsection{Vorauszahlung}
Es kann der Fall eintreten, dass ein Referat Kosten aufnehmen muss, die nicht einfach durch die VSt übernommen werden können.
Ein Referat wollte mal an einem offiziellen Turnier teilnehmen, wo sich jeder Teilnehmer ein Ticket für die Teilnahme unter angabe einer persönlichen Idenditikationsnummer selbst anschaffen musste.
Rein bürokratisch gesehen ist das ein komplexer jedoch nicht unmöglicher Fall.
Über den Finanzantrag im Campus-AStA wird vorher geklärt, ob etwas gegen den Plan spricht.
Kosten die selbst ohne einen solchen Antrag übernommen werden, bekommen keine Garantie für eine Erstattung.
Bitte bei Unklarheit immer vorher mit dem SuF Referenten abklären!
Die Erstattung selbst erfolgt nun über einen Erstattungsantrag.
Dieser fordert die Abgabe von Originalrechnungen, Belegen und einer Teilnahmeliste.
Die Frage ist nun: Reicht jeder, der an den Kosten beteiligt war, einen eigenen Antrag an?
Eine Möglichkeit wäre das zwar, wäre aber auch sehr stressig für alle Beteiligten.
Es empfiehlt sich, alle Kosten auf möglichst auf eine Person zu übertragen und einen Antrag daraus zu machen.
Das fordert, dass schriftlich unter Angaben von Name, Betrag und Unterschrift bestätigt wird, wer von wem Geld erhalten hat, und diese Bestätigung mit dem Rückerstattungsantrag zusammen eingereicht wird.

\subsection{Raumfreischaltungen}
Vor allem für größere Veranstaltungen kann es sein, dass andere oder weitere Räume an der HFU benötigt werdn.
Diese müssen über den Stundenplan gebucht werden und jemand muss diese auch öffnen können.
Oftmals betrifft dies besondere Räume (Aula, Konferenzzimmer, usw.) wo man gesonderte Anfragen an den TD stellen muss.
Diese Anfragen gehen über den SuF Referenten.
Dieser braucht somit frühzeitig:
\begin{itemize}
    \item Von wann bis wann werden Räumlichkeiten benötigt?
    \item Wer ist verantwortlich für die Veranstaltung?
    \item Welche Personen (Name, E-Mail, Matrikelnummer) benötigen welche Raumfreischaltungen (und wieso)?
\end{itemize}

\end{document}