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	Campusreferat Verwaltung
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\section{Aufgabenbeschreibung – Verwaltung}

\subsection{Allgemeines}

Dieses Amt wird als Vorschlag ins Leben gerufen, um eine gegebene Ämterhäufung zu minimieren und die Prozesse im AStA stetig durch eine engagierte Person verbessern zu können. Konkret sollen die Aufgabenfelder Verleih sowie der AC Beauftragte abgelöst werden. Gleichermaßen könnte die Geschäftsführung bei einer ordnungsgemäßen Ausführung entlastet werden.

\subsection{Wer sollte das Amt ausführen}

Es ist wichtig, dass dieses Amt von einer vertrauenswürdigen Person ausgeführt wird, um Alleingänge zu vermeiden. Außerdem werden dieser Person gewisse Handlungsfreiräume eingeräumt, um ein flexibles Vorgehen zu ermöglichen. Die eingesetzte Person sollte ein gewisses Grundwissen im Aufgabenbereich des Campus-AStAs haben. Idealerweise werden Kenntnisse über die Struktur der VSt mit eingesetzt. Besonders die folgend genannten Aufgabenfelder sollten verstanden werden, um den möglichen Umständen entsprechend handeln zu können. Des Weiteren sollte dieses Amt mit dem des Hochschulpolitikreferates gepaart werden. Gründe dafür folgen.

\subsection{Wofür ist man zuständig?}

\textbf{Kommunikation:} Das Hochschulpolitikreferat eignet sich in dieser Position ideal, um die Kommunikation zwischen den Gremien der Hochschule sowie der VSt und dem Campus-AStA Furtwangen zu zentralisieren. Damit ist nicht gemeint, dass das Sprachrohr eigenmächtig Falschinformationen streuen kann. Gemeint ist, dass besonders die Hochschule einen einheitlichen Ansprechpartner hat, um das Vertrauen möglichst zu steigern. Studentische Gremien sind nämlich allgemein bekannt dafür, spätestens alle zwei Semester neue und teils unerfahrene Ansprechpartner vorzuweisen.

\textbf{Dokumentation:} Der Amtsträger sollte ein Augenmerk darauf haben, Prozesse, Aufgaben und Vorgänge festzuhalten. Informationen gehen schnell verloren und verlangsamen so stetig Arbeiten. Im Umkehrschluss sollte darauf Verlass sein, dass von etwaigen Zuständigen eine Hilfe in Form von Auskunft und Beratung geboten wird. Im Campus-AStA sollten die entstandenen Dokumentationen besonders von Neueinsteigern wahrgenommen und ggf. mit verbessert werden.

\textbf{Strukturierung vorhandener Infrastrukturen:} Eine gewisse technische Affinität, aber auch ein wenig logisches Denken, sind vom Vorteil. Erweiternd zur Dokumentation kann der Amtsträger Strukturen wie physische Ordner als auch digitale Ordner auf dem Server begutachten und ggf. anders anpassen. Sollte es sich um Referats spezifische Ablagen (z.B. Sport und Freizeit oder AStA Technik) handeln, ist kein unbefugtes Eingreifen ohne Rücksprache mit dem aktuellen Referenten zulässig.

\textbf{Autorenrecht:} Der Amtsträger sollte Strukturen durch bereits genannte Punkte ebenso wie digitale Dokument pflegen. Konkret ist die Rede von Formularen, E-Mail-Vorlagen, aber auch beschreibende Werbetexte wie auf der Webseite, dem Felix-Kurs oder etwaigen Domänen. Dies setzt voraus, dass der Amtsträger über die technischen Berechtigungen verfügen sollte, um dies übernehmen zu können. Sollte eine begründete Gefahr für entsprechende Inhalte gegeben sein, steht es der Geschäftsführung zu, die Berechtigung temporär oder dauerhaft zu entfernen. Sollte die Begründung nicht ausreichend sein, bedarf es einer Klärung in einer Sitzung.

\textbf{Verleih:} Der Amtsträger übernimmt die Übersicht über den Verleih. Entsprechende Formulare werden auf Vollständigkeit geprüft. Es kann eine Belehrung erfolgen, sollten weitere Mitglieder des Gremiums dieser nicht nachkommen. Der Amtsträger bestimmt Verleih-Bedingungen in Form von Kautionshöhe und Verleihdauer unter besonderer Beachtung des Punktes "Rechte und Pflichten". Außerdem sollte dieser von Zeit zu Zeit den Verleih-Bestand auf Vollständigkeit überprüfen und diesen, wenn nötig, ersetzen.

\textbf{Alte Cafete:} Der Amtsträger übernimmt die Übersicht über Vorgänge in der Alten Cafete. Konkret wird Bezug auf die Punkte unter "Verleih" genommen, aber handelt auch von AStA externen Veranstaltungen. Die Buchung und die Durchführung sollte hier überwacht und ggf. selbst verarbeitet werden. Konkreter gesagt ist der Amtsträger nicht als hauptverantwortlicher Ansprechpartner für eine Veranstaltung gestellt, sondern übernimmt vorzugsweise die Formulare unter Delegierung des konkreten Falles an ein weiteres AStA-Mitglied. Außerdem beachtet dieser die Sauberkeit der Räumlichkeit, wenn denn nötig.

\textbf{Protokollierung:} Dieser Punkt bedarf besonderer Absprache im Campus-AStA und ist mehr als Empfehlung zu interpretieren. Mögliche Vorgehensweisen involvieren (1) Die Vorbereitung von Sitzungs-Protokollen, (2) Die Protokollierung einer Sitzung, (3) Die Nachbereitung eines Protokolls in Absprache mit der Geschäftsführung der folgenden Sitzung. Jeder Punkt sollte individuell abgehandelt werden. Erfahrungen zeigen, dass Protokolle qualitativ hochwertiger sind, wenn bis zu zwei einheitliche Personen die Rolle des Protokollanten übernehmen, stichwortartig mitschreiben, Sätze im Nachgang ausformulieren und Anträge mit anhängen.

\subsection{Rechte und Pflichten}

Das Amt sollte entsprechenden Handlungsfreiraum erhalten, um die Aufgabe nicht weiter zu verkomplizieren. Beispielsweise sollte nicht jedes angepasste Formular und nicht jede verfasste E-Mail durch einen Beschluss genehmigt werden. Relevante Änderungen sollten in Absprache mit der Geschäftsführung oder dessen Stellvertretung durchgeführt werden. Dem Campus-AStA Furtwangen gegenüber gilt eine automatische Auskunftspflicht, unter Kurzfassung relevanter Punkte. Im Falle einer E-Mail wäre dem Genüge getan, sofern der Campus-AStA Furtwangen im CC (oder BCC) enthalten ist.

\subsection{Wo bekomme ich Hilfe?}

Ältere sowie ehemalige Mitglieder des Campus-AStA Furtwangen, aber auch der Haushaltsbeauftragte der VSt, sind empfehlenswerte Anlaufstellen für Fragen. Erfahrungen ergeben, dass einiges durch Eigenrecherche auf dem Server und bestehenden Dokumentationen gelernt werden kann.

%\subsection{Warum gibt es das Amt?}
%\subsection{Warum ist das Amt wichtig?}
%\subsection{Verantwortlichkeiten}
%\subsection{Pflichten}
%\subsection{Beschreibung der Aufgaben, die erledigt werden müssen}
%\subsection{Rechte}
%\subsection{Was darf (nicht muss) ich tun?}

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