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\section{Prozessbeschreibung – Getränke}
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\subsection{Zuständigkeiten}
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Die Versorgung des Büros mit Getränken kann in verschiedene Teilaufgaben unterteilt werden:
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\begin{itemize}
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\item Bestellung (Getränkebeauftragter)
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\item Getränkeabrechnung (Geschäftsführung)
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\item Bezahlung der Rechnung (Geschäftsführung)
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\end{itemize}
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Die Aufteilung kann nach individueller Absprache angepasst werden. Theoretisch kann die Geschäftsführung auch alles alleine übernehmen. Die Abrechnung ist dabei der anspruchsvollste Teil. Es ist für diesen sinnvoll, die Getränkeabrechnung und die Bezahlung der Rechnung zu übernehmen, da diese in der Regel, neben dem Haushaltsbeauftragten der VSt, als einziger den Schlüssel zum Safe besitzt.
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\subsection{Getränke und Strichliste}
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Der Campus-AStA Furtwangen verfügt über einen Kühlschrank, in welcher nach Bezahlung verschiedene Getränke entnommen werden können.
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Die Art und Menge an bestellten Getränken wird den Bedürfnissen der Campus-AStA Mitglieder angepasst.
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Die Preise der Getränke sollten im Optimalfall unter Berücksichtigung von verlorenem Pfand, was öfter vorkommen kann, keinen wirklichen Profit erzielen, um sie Kosten möglichst gering zu halten.
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Sollte doch ein Profit erzielt werden, muss dies in einer Sitzung abgesprochen werden.
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Leergut sowie volle Kisten werden im Referatsraum hinter der Alten Cafete gelagert.
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Im Büro selbst werden die Leergutskisten neben dem Kühlschrank bzw. leere Leergutskisten unter der Spüle abgestellt.
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Volle Leergutskisten bleiben gerne einfach voll im Büro stellen, da muss man einfach ein wenig hinterher treten.
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Auf dem Kühlschrank hängt eine Strichliste.
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Erfahrungen haben ergeben, dass diese nur für Campus-AStA Mitglieder oder wirklich vertrauenswürdige Helfer zur Verfügung stehen sollte, da gerne mal hohe Beträge nach Studienende liegen gelassen werden und es ein Krampf ist, diesen hinterherzurennen.
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Sollte man Getränke aus dem Kühlschrank wollen und nicht auf der Strichliste vertreten sein, kann man die Beträge auch in Bar in der roten Kasse nahe der Kaffeemaschine bezahlen.
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Da diese nicht abgeschlossen werden kann, sollte diese spätestens geleert werden, wenn zur hohe Beträge darin zu finden sind.
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\subsection{Rechnung}
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Die Rechnung wird im Normalfall per E-Mail in verschiedenen Zeitabständen nach der Bestellung übermittelt.
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Diese wird ausgedruckt. Bezahlt wird in Bar, mit dem Geld aus der grünen Kasse im Safe.
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Die Rechnung wird beim Zirlewagen vor Ort bezahlt und unterschrieben.
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Mittlerweile geben diese auch einen Beleg mit aus.
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Die Rechnung wird dann in einem Ordner im Safe abgeheftet, um eventuelle Betrugsfälle vorzubeugen.
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\subsection{Getränkeabrechnung}
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Dieser Punkt ist ehrlich gesagt etwas schwieriger zu erklären.
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Im Grunde gibt es im Felix oder auf dem Server ein Excel-Dokument, mit welchem man die Abrechnung durchführen kann.
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Dabei trägt man die Striche einzeln in die Liste ein und es wird der zu bezahlende Betrag automatisch berechnet, sodass man die Liste nur erneut zusammen mit einer leeren Strichliste ausdrucken muss.
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Ich persönlich habe es bei ausgedruckten Listen belassen.
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Ein Blick auf die Hefter im Safe oder die Dokumente im Server geben aber an, dass es gefühlt jede Legislaturperiode neue Ansätze gab, die Strichlisten und Abrechnungen zu dokumentieren.
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Wer sich berufen fühlt, dies zu vereinheitlichen, dem steht ein großes Lob zu.
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\subsection{Bestellung der Getränke}
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Eine Getränkebestellung beim Zirlewagen erfolgt per E-Mail. Die Lieferanten beim Zirlewagen halten sich in der Regel an die angegebenen Lieferzeiten. Man sollte lediglich den Zeitrahmen nicht zu eng setzen und mindestens zwei Tage Vorbereitungszeit lassen.
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\textbf{An:} info@zirlewagen.de
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\textbf{Betreff:} Getränkebestellung für den Campus-AStA Furtwangen
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Hallo ihr lieben Durst Löschenden,
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wir würden gerne wieder folgendes bei euch bestellen:
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Getränkebestellung | Campus AStA Furtwangen: \newline
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Verantwortlicher für die Bestellung \newline
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=> \textcolor{red}{Vorname Nachname (Vorname.Nachname@hs-furtwangen.de)} \newline
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----------------------------------------------------------- \newline
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Verantwortlicher für die Rechnung \newline
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=> \textcolor{red}{Vorname Nachname (Vorname.Nachname@hs-furtwangen.de)} \newline
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----------------------------------------------------------- \newline
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\textcolor{red}{
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3x | 12 x 0,70 Bad Dürrheimer ZitronenLimo \newline
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3x | 12 x 0,70 Bad Dürrheimer Apfelschorle \newline
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1x | 12 x 0,70 Bad Dürrheimer Schwarze Johannisbeere \newline
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1x | 12 x 0,70 Bad Dürrheimer OrangenLimo \newline
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1x | 20 x 0,50 Club Mate \newline
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5x | 12 x 0,70 Wittmannsthaler Medium \newline
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}
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\textbf{Lieferort:} Alte Cafete an der HFU \newline
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\textbf{Termin:} \textcolor{red}{Mittwoch den DD.MM.YYYY zwischen 08:00 und 12:00 Uhr oder zwischen 14:00 und 16:00 Uhr.}
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Sollte der Termin nicht passen oder sollte man kurz vor der Lieferung sein, würde ich Sie bitten, sich kurz telefonisch bei mir zu melden. \newline
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Mobil: \textcolor{red}{0123-1234567}
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\textcolor{red}{(Hier eventuelle Zusatzinformationen einfügen)}
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Der Rest bleibt wie gehabt.
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Für sonstige Rückfragen stehe ich euch wie gewohnt auch gerne zur Verfügung.
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Ich bedanke mich im Voraus!
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Mit freundlichen Grüßen \newline
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\textcolor{red}{Vorname Nachname} \newline
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Campus-AStA Furtwangen
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\textcolor{red}{[Alles in Rot muss geändert oder ggf. gestrichen werden]}
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