\section{Good To Know – Der AStA Guide}

In den folgenden Absätzen handelt es sich um Abschriften eines AStA-Guides aus dem Jahr 2015. Inhalte könnten nicht mehr zutreffen und müssten überarbeitet werden (Dann kann auch dieser Text hier weg).

\subsection{Das AStA}

Das AStA? Richtig! Der Arbeitsraum des AStA wird „das AStA“ genannt (nicht zu verwechseln mit dem „AStA-Büro“ nebenan, wo Siegfried Fien seinen Arbeitsplatz hat).
Das AStA bietet viele Annehmlichkeiten, durch die es sich einige Zeit dort aushalten lässt. Neben EDV-Arbeitsplätzen (Zuständigkeit (auch für Netzwerk): EDV-Referat), mehreren gemütlichen Sofas und natürlich einer Heizung gibt es auch eine Küchenzeile samt Mikrowelle, Wasserkocher, Kaffeemaschine, Kühlschrank, Kochplatten usw. All diese Gegenstände sind für die Nutzung durch den AStA (und dessen ZBVs) bestimmt. Allerdings gibt es einige Einschränkungen, die dem Miteinander dienlich sein sollen:

\begin{itemize}
    \item \textbf{Getränke} werden aus den AStA-Finanzen bezahlt und sind deshalb für alle Personen \textbf{kostenpflichtig}. Ausnahme: Für den AStA und die ZBVs sind Wasser, Tee, Kaffee und Milch frei.
    \item Wird innerhalb des AStA eine „Arbeitsleistung“ erbracht, habt ihr euch natürlich auch eine Stärkung „auf Kosten des Hauses“ verdient
    \item Alle \textbf{privaten Gegenstände} sind als solche deutlich zu kennzeichnen; nicht gekennzeichnete Gegenstände gelten als Allgemeingut
    \item Allgemeingüter sollten immer mit Rücksicht auf die anderen AStAs konsumiert werden
    \item Alle Personen sind für \textbf{Ordnung} verantwortlich; dies bezieht sich auf die Küche, den Kühlschrank sowie das gesamte AStA (Wegschauen bringt keine Besserung)
    \item Im Kühlschrank sollten keine offenen und/oder abgelaufenen Lebensmittel gelagert werden (ggf. Entsorgen)
    \item Jeder gewählte AStA-Vertreter hat zwei private Fächer im AStA: ein geschlossenes (im Schrank gegenüber der Küche) sowie ein Postfach (bei der Tür zu Sabine); vor allem das \textbf{Postfach} sollte regelmäßig überprüft werden (> 1x / Woche)
    \item Alle Gegenstände im AStA können im gewissen Rahmen für studientechnische und private Angelegenheiten genutzt werden (Drucken und Kopieren immer im Rahmen, da die Kosten enorm sind (externe können daher nur im Magazin drucken und kopieren; alternativ stehen im C-Bau kostenfreie Drucker bereit))
    \item AStA-Arbeit hat im AStA immer Vorrang
    \item Das AStA ist neben einem Arbeitsraum auch ein Büro, in dem häufig Leute ein- und ausgehen; daher sollte stets auf Ordnung geachtet werden (private und vertrauliche Dinge sind in die Fächer zu räumen, Müll ist zu entsorgen usw.)
    \item Damit sich andere AStAs und Gäste wohlfühlen haben Schuhe auf Tischen, Stühlen und Sofas nichts zu suchen
    \item Das AStA ist ein Arbeitsraum; Referate (ausgenommen: EDV, Technik, Kino, Sozial, BAföG) haben eigene Aktionsflächen und finden ausnahmslos nicht im AStA statt
    \item Personen, die nicht zum AStA gehören dürfen auf keinen Fall unbeaufsichtigt im AStA verweilen
\end{itemize}

\subsection{Allgemeines}

Das AStA-Amt ist eine ehrenamtliche, verantwortungsvolle Aufgabe, hinter der eine Menge Aufgaben, Pflichten und Erwartungen steht. Damit dies alles erfüllt werden kann, sollten folgende Dinge berücksichtigt werden:

\begin{itemize}
    \item Aktives Mitdenken jedes einzelnen
    \item Team-Geist
    \item Umfangreiche Kommunikation, damit immer alle auf dem aktuellsten Stand sind (E-Mail, Homepage, Whiteboards usw.)
    \item Gegenseitige Rücksichtnahme
    \item Es sollten klare Zuständigkeiten definiert werden (Aufgabenverteilung)
\end{itemize}

\vspace{1em}

\begin{itemize}
    \item Der AStA hat eine repräsentative Außenwirkung, d.h. das Auftreten jedes einzelnen kann auf den AStA zurückgeführt werden (positiv und negativ)
\end{itemize}

\vspace{1em}

\begin{itemize}
    \item Während der Amtszeit steht das Amt im Vordergrund, die Privatperson steht dahinter
    \item Eigene Meinungen sollten in der Öffentlichkeit wohlüberlegt sein
    \item Dem AStA ist es untersagt, an politischen Veranstaltungen teilzunehmen (hierzu zählt auch der Aufruf zum Boykott und die Teilnahme an solchen Veranstaltungen)
\end{itemize}

\subsection{AStA-Team (ehem. „ZBVs“; nicht gewählte Mitglieder}

\textbf{ZBVs} sind freiwillige, ehrenamtliche Helfer des AStA, die nicht gewählt sind, aber unterstützend tätig sein möchten. Diese Helfer werden in den AStA integriert und erhalten erweiterte Privilegien.
Sie erhalten Zugang zum AStA, Stimmrecht in AStA-internen Abstimmungen und helfen beim Alltagsgeschäft mit. Da dem AStA diverse Aufgaben durch das Amt auferlegt sind, entlasten die ZBVs die gewählten Mitglieder.
I.d.R. führen ZBVs Anweisungen der gewählten Mitglieder aus und übernehmen teilverantwortlich Aufgaben innerhalb des AStA. Sie erhalten im Ausgleich dafür Vergünstigungen.
Innerhalb des AStA ist dies eine sinnvolle Aufgabenverteilung. Jedoch darf ein ZBV nicht als AStA auftreten und muss gegenüber anderen Personen deutlich machen, dass er für den AStA aktiv ist, jedoch kein gewähltes Amt innehat.

\subsection{Verleih}

Der AStA besitzt eine Vielzahl verschiedener Gegenstände, die an Hochschulangehörige ausgeliehen werden können. Dabei gibt es folgendes zu beachten:

\begin{itemize}
    \item Alle Gegenstände sind Eigentum des Landes Baden-Württemberg
    \item Eine Ausleihe ist nur für Veranstaltungen innerhalb und nur an Mitglieder der HFU möglich
    \item Externe Personen können nichts ausleihen
    \item Es kann kein Equipment für hochschulexterne Veranstaltungen, die von Hochschulmitgliedern durchgeführt / (mit-) organisiert werden, ausgegeben werden
    \item Ausleihen sind i.d.R. kostenlos; es wird jedoch eine Kaution erhoben (diese richtet sich nach dem Wert der geliehenen Gegenstände; für Technikgegenstände beträgt die Kaution mind. 50€)
    \item Jede Ausleihe sollte im Vorfeld des Bedarfs beim AStA angemeldet sein, damit sichergestellt werden kann, dass der gewünschte Gegenstand an dem gewählten Tag auch verfügbar und funktionsbereit ist (hierdurch sollen vor allem Doppelausleihen eines Gegenstandes vermieden werden)
    \item Alle Kühlschränke des AStA sind Dauerleihgaben (Eigentum) der Firma „Getränke Nock“ aus Schonach und dürfen nur an Veranstaltungen verliehen werden, die Getränke vom Eigentümer beziehen
    \item Wird etwas verliehen, ist dies zeitnah (am besten gleich) in die Verleihliste einzutragen
    \item Wird etwas zurück gegeben, sind die entliehenen Gegenstände zu kontrollieren, aus der Verleihliste auszustreichen, die Kaution zurück zu geben und die Gegenstände natürlich auch wegzuräumen
    \item Generell können nur Gegenstände verliehen werden, die direkt dem AStA, und keinem Referat, zugeordnet sind (EDV-Ausleihe nur durch EDV-Referat, Technik-Ausleihe nur durch Technik-Referat, usw.)
\end{itemize}

\subsection{Zugangsberechtigung / Schlüssel}

AStA-Mitglieder erhalten bei Amtsantritt eine Freischaltung ihrer F-Card für das AStA sowie gegebenenfalls eine Reihe von Schlüsseln. Hierfür haften sie persönlich. Zum sorgsamen Umgang mit diesen gehört:

\begin{itemize}
    \item Schlüssel dürfen nie verliehen werden
    \item Personen, die nicht zum AStA gehören, bekommen von diesem auch keine Schlüssel
    \item Schlüssel werden nur von Siegfried Fien ausgegeben
    \item Schlüssel im Tresor sind für die Arbeit des AStA bestimmt, und nicht für „Nothilfe“ für Veranstaltungen o.ä. gedacht
    \item Schlüssel niemals aus den Augen lassen oder aus den Händen geben
    \item Schlüssel müssen nach Amtsabgabe sofort an Siegfried Fien zurückgegeben werden!
\end{itemize}

\subsection{Gegenstände des AStA}

Die dem AStA direkt zugeordneten Gegenstände und Räumlichkeiten sind regelmäßig zu kontrollieren.
Hierzu gehört:

\begin{itemize}
    \item Auf Sauberkeit achten; ggf. putzen o.ä.
    \item Auf Schäden achten und diese beheben (lassen) oder melden
    \item Alle AStA-Mitglieder (inkl. ZBVs) sind gleichermaßen verantwortlich
    \item Stehen irgendwelche Gegenstände herum, die eigentlich weggeschlossen sein sollten?
    \item Die Theke inkl. den \textbf{Mikrowellen} in der Alten Cafete sind regelmäßig zu putzen und auf Funktionstüchtigkeit zu testen
\end{itemize}

\subsection{EDV}

Der AStA hat Zugang auf einen eigenen Netzwerkbereich der Hochschule und ist EDV-technisch gesehen ein Selbstverwalter. Dies räumt ihm einige Vorteile ein, bringt jedoch auch Pflichten mit sich.
Hierzu kann festgehalten werden:

\begin{itemize}
    \item Die Nutzung der IT-Infrastruktur muss sich in einem legalen Rahmen bewegen
    \item Die Infrastruktur ist primär dem AStA vorbehalten
    \item Die Nutzung sollte kostenbewusst erfolgen
    \item Zuständig ist das EDV-Referat (keine nicht genehmigten Änderungen, keine Manipulationen)
    \item Hauptverantwortlich in letzter Instanz ist das RZ
\end{itemize}

\subsection{Finanzen}

Der AStA erhält von der HFU jedes Jahr ein bestimmtes Budget zur Durchführung seiner Aufgaben.
Diese Finanzen werden, wie auch die Schlüssel, von Sabine Heizmann verwaltet. Sie ist als einzige zeichnungsberechtigt und hat in jeder Entscheidung ein Veto-Recht.
In sämtlichen finanztechnischen Vorgängen unterliegt der AStA dem gelten Haushaltsrecht des Landes Baden-Württemberg. Hierzu zählt u.a.:

\begin{itemize}
    \item Bestellungen sind immer vom Sabine Heizmann zu genehmigen
    \item Direktbestellungen sind verboten
    \item Für Bestellungen sind immer die HFU Bestellformulare zu nutzen
    \item Bestellungen unterliegen dem öffentlichen Haushaltsrecht, welches verschiedene Stufen vorsieht, ab denen wiederum verschiedene Schritte einzuhalten sind
    \item Hilfe zu diesem Thema findet sich in der entsprechenden Routine in „FRIEDA“
    \item Investitionen sollten mit dem Ziel getätigt werden, letztlich der Studierendenschaft zugute zu kommen
    \item Der AStA ist als planendes und z.T. entscheidendes Gremium für den „5\%-Topf“ zuständig
    \item Das Budget ist primär für die alltäglichen Geschäfte des AStA bestimmt: Referate, Kulturveranstaltungen, Sozialangebote u.ä.
\end{itemize}

\subsection{Pflichten}

Der AStA hat im Semester eine Reihe von Verpflichtungen.
Hierzu zählen:

%\setlength{\itemsep}{100pt}
\begin{itemize}
    \item Einrichtung und Unterstützung von Referaten
    \item Betreuung und Beratung von Studierenden bei Studien- und studiennahen Themen
    \item Zusammenarbeit mit den Fachschaften
    \item Interessensvertretung der Studierenden in den Hochschulgremien
\end{itemize}

\vspace{1em}

\begin{itemize}
    \item Erstellung des AStA-Timers
    \item Durchführung der \textbf{Erstsemesterfete} am Semesterbeginn
    \item Durchführung des \textbf{Hochschulballs} im Wintersemester
    \item Durchführung der \textbf{Erstsemestereinführung} (Nachmittagsprogramm)
    \item Durchführung der \textbf{Referatsvorstellung} am Semesterbeginn
\end{itemize}

\vspace{1em}

\begin{itemize}
    \item Mitwirkung in Projekten / Aktionen, die der Verbesserung des Studienalltags dienen
    \item Mitspracherechte der Studierenden an der HFU sichern und verbessern
    \item Mitwirkung an der Verbesserung des Lebensumfelds und des Freizeitangebots
\end{itemize}

\subsection{Referate}

Referate sind Angebote von Studierenden für Studierende. Der AStA ist übergreifend für diese verantwortlich, richtet dieses ein und unterstützt sie.
Jedes Referat hat einen \textbf{Referatsleiter}, der die Verantwortung für das Referat trägt. Die Durchführung des Referats obliegt ihm. Ebenso ist er verantwortlich für die dem Referat zugeordneten Gegenstände und die Ausgestaltung des Referats. Der Referatsleiter ist für den ordnungsgemäßen Zustand der und den Umgang mit den Referatsgegenständen und -räumlichkeiten verantwortlich.

Der AStA kann, sofern die Durchführung des Referats nicht sachgemäß erfolgt, lenkend eingreifen; in letzter Instanz kann er das Referat auflösen.

Referate bekommen durch Siegfried Fien und durch den entsprechenden AStA-Zuständigen Aktionsflächen zur Durchführung zugewiesen (sofern benötigt).
